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Cuándo reservar la comida de Navidad de empresa (y por qué en diciembre ya es tarde)
Cada año pasa lo mismo. A mediados de diciembre entra una llamada preguntando por una mesa para veinticinco el viernes siguiente, y hay que decir que no. No por falta de ganas: es que a esas alturas el calendario de diciembre lleva semanas cerrado.
Si te ha tocado organizar la comida de Navidad de tu empresa, esto es lo que conviene saber sobre los plazos reales, contado desde el lado del restaurante.
El calendario de diciembre se llena en octubre
En hostelería, diciembre no es un mes: son tres semanas y media de ocupación casi continua, concentradas además en unos pocos días. Los viernes y los jueves de la segunda y tercera semana del mes son, con diferencia, las fechas más pedidas.
Esas fechas empiezan a reservarse en octubre. No porque los restaurantes quieran meter prisa, sino porque las empresas que lo hacen todos los años ya tienen el aviso en el calendario. Para mediados de noviembre, lo que queda libre suele ser lunes, martes y mediodías sueltos.
La consecuencia práctica: si quieres elegir fecha, reserva en octubre o principios de noviembre. Si reservas en diciembre, la fecha te la elige el hueco que quede.
Por qué un restaurante no puede improvisar un grupo grande
Puede parecer que una mesa de treinta es simplemente tres mesas de diez juntas. No lo es, y entender por qué ayuda a pedir mejor.
- El género se compra antes. Para treinta personas hay que encargar producto a proveedor con días de antelación. Nadie tiene treinta raciones de un corte concreto esperando en cámara por si acaso.
- El comedor se reorganiza. Montar una mesa larga significa mover el resto de las mesas, lo que condiciona cuánta gente más cabe ese servicio. Es una decisión que se toma con antelación, no sobre la marcha.
- La cocina se replantea. Treinta platos que salen a la vez no se cocinan como treinta platos repartidos en dos horas. Cambia el orden de trabajo de toda la partida.
Por eso un grupo grande sin aviso no es «un poco más de trabajo»: es un servicio distinto que no se puede montar en dos días.
Los plazos, en orden
Octubre y primeros de noviembre: cerrar la fecha
Es el único momento en el que tienes margen real para elegir día y hora. En esta fase no hace falta el número exacto de comensales ni el menú: basta con una horquilla y una fecha. La mayoría de restaurantes bloquean con una aproximación.
Tres semanas antes: cerrar el menú
Aquí sí hay que concretar. Menú cerrado o con dos o tres opciones de segundo, bebida incluida o aparte, y precio por persona. Cuanto antes se cierre, antes puede cocina planificar compras.
Una semana antes: alérgenos
Intolerancias y alergias por escrito, nunca el mismo día. Y conviene concretar: «vegetariano» y «vegano» no son lo mismo, y evitar el gluten por elección no requiere el mismo protocolo de cocina que una celiaquía.
Setenta y dos horas antes: número en firme
Es el plazo habitual para confirmar comensales. A partir de ahí el restaurante ya ha comprado contando con ese número.
Qué preguntar cuando llamas
Cinco preguntas que ahorran casi todos los malentendidos posteriores:
- ¿El precio por persona incluye bebida, café y postre, o va aparte?
- ¿Hay sala o zona diferenciada, o la mesa está en el comedor general?
- ¿Hasta qué hora podemos ocupar la mesa?
- ¿Podéis emitir una factura única a nombre de la empresa?
- ¿Cómo es el aparcamiento?
Las dos últimas parecen menores y son las que más problemas dan después: treinta pagos sueltos convierten el final de la comida en un trámite, y un aparcamiento complicado decide cuánta gente llega puntual.
Si ya es tarde para diciembre
No pasa nada, pero conviene cambiar de estrategia en lugar de insistir con las mismas fechas.
Los mediodías entre semana tienen mucha más disponibilidad que las cenas y, en empresas con gente que vive repartida o con horarios partidos, suelen reunir a más personas. Otra opción cada vez más habitual es moverla a enero: hay sitio, el servicio es más tranquilo y el precio suele ser mejor. La comida de empresa de enero ha dejado de ser un plan B.
Cómo lo llevamos nosotros
En La Candela tenemos aforo para cien comensales y una terraza de 90 m², lo que permite montar una mesa larga de treinta sin partir al grupo en dos salas, que es lo que suele estropear estas comidas. Aparcamiento a pie de puerta, que en zona de polígono es media batalla ganada.
Si estás mirando fechas, puedes ver el espacio para hacerte una idea del montaje, echar un vistazo a la brasa, que es lo que mejor funciona en estas comidas, o escribirnos con la fecha y el número aproximado y te preparamos una propuesta de menú.